close
Skrevet af Nanna Manbjerg Rasmussen
on april 15, 2016

Gode-tips-og-tricks-til-din-modeforberedelse.jpg


Vi har sagt det før. Danskerne går til alt for mange, for lange og for uproduktive møder.

Mange ineffektive møder er desværre ofte et produkt af dårlig forberedelse fra både mødeleder og deltagere. Og desværre har det ikke kun konsekvenser for den uforberedte, men for alle fremmødte.

Vi er med på, at møder er forskellige og kræver forskellig forberedelse. Alligevel findes der en række punkter, du bør tage stilling til inden ethvert møde. Her serveret på et sølvfad. Værsgo.

 

Hvad er formålet?

God forberedelse giver gode møder. Det lyder simpelt, og det er det også. Ikke desto mindre er det i dette stadie, at der er størst fare for at ødelægge mødet – allerede inden det er i gang.

Inden du sender mødeindkaldelsen afsted, skal du gøre det helt klart for dig selv, hvad du vil opnå med mødet. Det kan godt være, at overskriften er salgsmøde, men formålet er måske at samle op på kvartalets resultater, lægge strategi for næste kvartal eller at ryste teamet bedre sammen. Det skal fremgå tydeligt af indkaldelsen. På den måde gør du det nemmere for deltagerne at forberede sig på, hvad de skal deltage i, og så er I allerede godt på vej. 

Find en guide til den gode dagsorden lige her.

 

Målgruppe, målgruppe, målgruppe

Det er vigtigt, at der allerede inden mødeinvitationerne sendes afsted er taget stilling til, hvem der reelt kan bidrage med viden til mødet. Ofte inviterer mødeledere et par ekstra medarbejdere med for en sikkerheds skyld. Men hvis det sker, kan det hurtigt ende med, at medarbejderne sidder med en ærgerlig følelse af at være overflødige, fordi de ikke kan bidrage med relevante input. Overvej derfor sammen med mødelederen, om deltagerlisten er så skarp, som den kan blive.

I den sammenhæng er det vigtigt at have fokus på, hvilken type møde der er tale om. Er det et stort fællesmøde eller et internt statusmøde? Hvem er det nødvendigt at invitere med – og hvad er vigtigt for den målgruppe? Det bør afspejles i dagsordenen, som skal prioriteres, så det vigtigste kommer først.

New Call-to-action

 

Overvej omgivelserne

Booker du altid det samme lokale, når du inviterer til afdelingsmøde? Og hvorfor egentlig – er det bare blevet en vane? Foreslå mødelederen, at I skifter mødelokale for at give variation og undgå, at folk sætter sig samme sted hver gang og låser sig selv fast i ”plejer”-gearet. Og skal mødet i øvrigt finde sted indenfor? Kunne det være en idé at rykke ud i solen? Eller - hvis der er tale om et møde med få deltagere – måske tage mødet som et ”walk and talk”-møde? Den slags møde booster både kreativitet og produktivitet.


Information – pause – information – pause

Mennesker kan koncentrere sig i 20-25 minutter af gangen, inden tankerne begynder at flyve. Derfor er det vigtigt, at møder tager højde for det, og det bør tænkes ind i planlægningen – ellers øges sandsynligheden for, at en del informationer ikke bliver opfanget eller husket.

Tænk over det, hvis mødet eksempelvis indeholder et langt oplæg. Bed oplægsholderen om at dele oplægget op i to blokke, så I kan indlægge en kort strække ben-pause. Det er vigtigt, at den korte pause bliver brugt på at holde pause og ikke til at diskutere videre omkring mødeemnet.

To blokke af 20-25 minutters varighed med en 5 minutters pause kan vise sig at være en langt mere effektiv måde at afvikle et møde på end 60 minutter i streg, hvor deltagerne kun lytter med et halvt øre.

Din tjekliste til god mødeforberedelse

  • Identificer formålet med mødet, og gør det klar for deltagerne allerede i mødeindkaldelsen.
  • Inviter kun de deltagere, der har noget reelt at byde ind med.
  • Sørg for at gøre mødet interessant for deltagerne. Det kommer dig til gode i sidste ende.
  • Tænk på omgivelsernes betydning. Måske det er på tide at invitere dine kolleger ud af huset?
  • Husk pauser. Mennesket kan koncentrere sig i 25 minutter af gangen, derfor bør du indlægge pauser for at holde produktiviteten oppe.


Lær hvordan, du kan effektivisere dit næste møde ved at skifte til en digital mødeløsning.

Prøv en digital mødeløsning gratis i dag

Hent Assistant gratis i App Store

New Call-to-action 

Læs også:

Mødeforberedelse

Test dig selv - hvilken mødepersonlighed har du?

Husker du den anspændte, utrygge men også lidt håbefulde følelse, der opstod, når din klasselærer trak lod om nye gruppe...

Mødeforberedelse

Skabelon til din dagsorden - klar til brug

Vi har samlet fire enkle tips til at forbedre din dagsorden. Vi ved nemlig, at god mødeforberedelse skaber bedre møder. ...

Mødeforberedelse

Guide: Vælg de rigtige rammer for mødet

Det kan godt betale sig at genoverveje, om de omgivelser, du afholder møder i, overhovedet bidrager til et produktivt ar...