close
Skrevet af Nanna Manbjerg Rasmussen
on december 03, 2018
Vi har samlet fire enkle tips til at forbedre din dagsorden. Vi ved nemlig, at god mødeforberedelse skaber bedre møder. Med disse tips er du et skridt tættere på at holde bedre og mere effektive møder.
 
skabelon-til-dagsorden.jpg

… og hvis du læser indlægget helt til ende, finder du en enkel skabelon til din dagsorden, som du let kan kopiere fra møde til møde.

 

1. Definér et klart formål

Det virker måske unødvendigt at definere formålet med mødet, for det giver jo sig selv. Eller gør det?

Faktisk er det en rigtig god øvelse at stille spørgsmålet ”Hvad skal vi opnå på mødet?"
På den måde tvinges alle til at tage stilling til mødets relevans. Overskriften på mødet kan være "Morgenmøde", men det har for så vidt intet med formålet at gøre. Formålet kan fx være at diskutere prioriteringen af ugensopgaver.

Formålet med mødet skal stå klart og tydeligt i dagsordenen (det kan du se i skabelonen i bunden af denne side). Når alle ved, hvad formålet er, kan de bedre forberede sig. Det gør det desuden nemmere for deltagerene at vurdere, om de bør komme til mødet eller ej.

 

New Call-to-action

 

2. Udsend dagsordenen tidligt

Mødet er i morgen, og du har endnu ikke sendt dagsordenen afsted. Men deltagerne behøver jo heller ikke mere end fem minutter til at forberede sig, så der er masser af tid, ikke?

Svaret er nej.

Vil du holde bedre møder? Så giv mødedeltagerne ordentligt tid til at forberede sig. Dagsordenen skal derfor sendes ud hurtigst muligt. Helst allerede sammen med mødeindkaldelsen, men som minimum to dage før mødet.

På den måde giver du mødedeltagerne mulighed for at sætte sig ordentligt ind i, hvad mødet handler om, og dermed tid til at forberede sig. Og forberedte deltagere giver helt enkelt bedre og mere effektive møder.

 

Gør det muligt for mødedeltagerene at forberede sig

 

Det er en god idé at skrive explicit, hvad hver enkelt deltager skal forberede - eller hvem, der er ansvarlig for hvert punkt på dagsordenen. At være præcis letter forventningsafstemningen og mindsker risikoen for misforståelser.

Der er mange tips til, hvordan du kan blive en god mødeindkalder.

 

3. Punkterne på dagsordenen

Uden selve punkterne på en dagsorden, kan man ikke holde et godt møde. De er guiden, rettesnoren, planen for selve mødet og de skal holde jer sporet ind på det, I nu skal på mødet.

Det vigtigste ved selve punkterne på en dagsorden er, at de er sigendeDet er ikke optimalt for mødedeltagere at få en dagsorden med punkter som ”Økonomi, Intranet og Eventuelt”. Det siger nemlig intet om, hvad punkterne reelt dækker over.
Samtidig skaber det et billede af et møde, hvor mødeindkalderen ikke for alvor har reflekteret over, hvad mødet skal handle om. Det virker dovent, ugennemarbejdet og useriøst.

Derfor kan punkterne med fordel være mere uddybende og give deltagerne et klart billede af, hvad det handler om. Punktet ”Intranet” kunne f.eks. blive til “Opdateringer af intranet i maj. Hvordan håndterer vi eventuelle nedbrud?”

 

Stående møde

 

Vær også sikker på, at du har tilpasset dagsordenspunkterne til mødets type. Der er for eksempel forskel på en dagsorden til personalemøde og en dagsorden til idégenereringsmøde. Overvej om punkterne skal have fokus på idéudvikling, beslutninger, læring eller videregivelse af information.

 

4. Tidsangivelse og ansvarsfordeling

Du har udsendt en indkaldelse til et møde på en time med tre punkter på dagsordenen. Betyder det, at der er 20 minutter til hvert punkt? Sandsynligvis. Alt for ofte indkaldes der til længere møder, end det egentlig er nødvendigt.

Derfor er det en god idé, hvis du inden mødet tager stilling til, hvor tidskrævende hvert enkelt punkt på dagsordenen er. Hvis I allerede på forhånd kan se, at et punkt tager fem minutter og et andet 20 minutter, kan I lige så godt notere det i dagsordenen. Faktisk bør hvert punkt have en estimeret tid ud for, så I minimerer risikoen for at løbe af sporet og tale længere tid end nødvendigt om hvert punkt.

 

Inddragende møde

 

Ved at reflektere over tidsforbruget inden mødet kan I spare dyrebar mødetid. Du opdager måske, at lige præcis dette her tilbagevendende møde kan klares på 45 minutter i stedet for den time, som Outlook automatisk foreslår. Ved at lave tidsangivelse på hvert punkt laver mødeindkalderen samtidig en forventningsafstemning med deltagerne allerede inden mødet, og det hjælper jer til at holde mødetiden.

Undervejs i mødet fordeler I ansvaret for forskellige punkter, ved at skrive en ansvarlig på. Ofte vil mødeindkalderen selv være en ansvarlige for mange punkter, men hvis det giver mening at give den videre til en anden - så tøv ikke!

Det skaber dynamik, flow og forståelighed, hvis det skifter, hvem der styrer et punkt på dagsordenen.

 

Hent din skabelon til en enkel dagsorden her

 

 

En anden måde at sikre en effektiv og overskuelig dagsorden er ved at gå over til en digital mødeoptimeringsplatform. På firstagenda.com kan du læse mere om FirstAgendas digitale mødeløsning.

 

PRØV FIRSTAGENDAS MØDELØSNING GRATIS I DAG

Assistant web appNew Call-to-action 

Læs også:

Mødeforberedelse

Test dig selv - hvilken mødepersonlighed har du?

Husker du den anspændte, utrygge men også lidt håbefulde følelse, der opstod, når din klasselærer trak lod om nye gruppe...

Mødeforberedelse

Guide: Vælg de rigtige rammer for mødet

Det kan godt betale sig at genoverveje, om de omgivelser, du afholder møder i, overhovedet bidrager til et produktivt ar...

Mødeforberedelse

Har du styr på forskellige mødetyper?

De fleste af os har prøvet det – at gå ind i et mødelokale uden at være helt sikker på, hvilken type møde vi egentlig sk...