close
Skrevet af Ditte Ydegaard
on marts 27, 2018

Making meeting minutes

Slår du over på autopilot og skriver alt ned, der bliver sagt, når du er referent? Det er du ikke ene om. Ofte kæmper referenten for at kuglepennen skal følge med og få flest mulige præcise sætninger fra kollegerne ned på papiret. Dit team får dog ikke meget ud af at modtage en lang gengivelse af mødet. De vil derimod opleve stor værdi i et referat, der fastholder relevant viden og sikrer momentum.

Vil du sikre, at du videresender referater af højeste kvalitet til dine kollegaer?

Forestil dig en komplet transskribering af alt, I sagde på mødet. Forvirrende? Ja. Kedelig læsning? Også det! Transskribering bør ikke være dit mål, når du skriver referat. Men hvad skal et godt referat så? Et godt referat opsummerer de informationer, der er relevante fremadrettet og sørger for, at teamet kommer godt videre til næste skridt.

Vi har samlet en liste over de vigtigste punkter, som dit referat skal opfylde for at fastholde viden og sikre momentum. Hvis du kan sætte flueben ved alle punkterne, har dit team det bedste grundlag at arbejde videre ud fra.

Dit mødereferat skal:
1. indeholde faktuelle detaljer

Gør det til en god vane at indlede referatet med mødets titel, dato, tidspunkt, sted samt hvem der deltog, og hvem der var mødeleder. Det kan også hjælpe jer med at holde fokus, hvis I noterer formålet med mødet øverst. Det kunne eksempelvis være ”Beslutte ny eksportstrategi” eller ”Brainstorme på marketingkampagne”.

2. skabe overblik

Sørg for at alt, der står i referatet, er relevant og udlad uvæsentlige pointer. Et kort og præcist referat er nemmere at få overblik over. Det kan være en fordel at inddele hvert tema/dagsordenspunkt i felter efter, hvad I besluttede, hvem der skal tage action, og hvad der skal ske fremadrettet.

3. samle op for dem, der ikke var til stede

Prøv at læse referatet som om, du ikke var til mødet. Giver alt mening? Det er en god øvelse til at få vigtige detaljer med.

4. udstikke opgaver

Vær sikker på at du har noteret, hvem der løser en given opgave, og hvornår det skal være gjort. Det er en venlig påmindelse til den person, der skal tage action. På den måde ved alle i teamet også, hvad de andre arbejder på.

5. opsummere beslutninger

Hvilken løsning var det nu, I valgte at gå med? Fremhæv konkrete beslutninger, så ingen er i tvivl om næste skridt. Bonus: I slipper for ”hvad-var-det-nu-vi-besluttede”-møder.

6. give en fælles forståelse

Referatet skal pege teamet i den rigtige retning. Når alle i teamet modtager samme referat, undgår du misforståelser og sikrer en fælles forståelse for, hvor I er på vej hen. Sørg for at være objektiv og brug et sprog, som alle forstår.

7. være nemt tilgængeligt

Uanset hvordan I deler og gemmer dokumenter, så sørg for at alle ved præcist, hvordan de finder tilbage til referatet. Det skal være nemt at finde en bestemt detalje fra mødet. Du kan med fordel gøre referatet søgbart, så deltagerne kan søge på specifikke emner fra mødet.

Dame skriver mødereferat

Sæt referatet øverst på agendaen

Hvis du kan sige TJEK til alle trinene, skaber referatet med garanti stor værdi for dit team, når den sidste dråbe kaffe er drukket og alle har forladt mødelokalet. Men du kommer bestemt ikke sovende til det perfekte mødereferat. Det kræver både energi under mødet, men i høj grad også både tid og energi efter mødet at sammensætte referatet og sørge for, at alle kan tilgå det. Tid, der går fra andre arbejdsopgaver, som ofte kan synes vigtigere.

Væn dig til at prioritere referatproduktionen højt. Se referatet som et arbejdsredskab og ikke som en træls opgave, der hurtigt skal overstås.

Det en god idé at opsætte konkrete guidelines i teamet eller organisationen, så alle er enige om mødeproceduren. Her er et par retningslinjer, I med fordel kan indføre:

  • Aftal at udpege en referent, allerede når mødet bliver sat i kalenderen
  • Sæt en deadline for, hvor lang tid der må gå, før referatet sendes ud efter et møde
  • Strukturér online delemapper, hvor alle nemt kan finde tidligere referater

Læs også dette blogindlæg, der indeholder en skabelon til referater.

Vil du helt slippe for at skrive referater?

Med FirstAgendas mødeapp behøver du ikke bruge tid og energi på at skrive det perfekte referat, men stadig fastholde viden og sikre momentum fra jeres møder. Nysgerrig? 

 

Prøv MØDE APPEN Assistant

 Hent Assistant gratis i App Store

New Call-to-action

 

Læs også:

Mødenoter og referat

Giv mødereferatet respekt og få en nyttigt skabelon

Slut med at tilsidesætte referatet!   Et velforberedt og velafviklet møde kan ende som en ballon med en nål i – helt ude...

Mødenoter og referat

Kunsten at følge op efter et godt møde

Din forberedelse var god, deltagerne var engagerede og I ramte tidsplanen perfekt. I lavede en plan, der kunne udrette m...