close
Skrevet af Sisse Haldrup
on oktober 23, 2017
Møder er en af de største tidsrøvere, vi har på danske arbejdspladser. Så hvorfor i alverden har vi ikke automatiseret dem?
 
Alle andre arbejdsprocesser er allerede blevet automatiseret og har udviklet sig med kvantespring takket være innovativ software. Tag bare salgsafdelingen, som nyder godt af CRM systemets kundestruktur. Eller økonomiafdelingen, der hurtig regnskabsfører ved hjælp af ERP systemer.
Man får lyst til at stille spørgsmålet: Hvorfor har ingen lavet samme trick med møder?

 

Automatiser dine møder

Problemet ligger i de uproduktive gentagelser

Den uanede mængde af møder er en frustration for de fleste af os i vores daglige arbejdsliv. Ikke fordi vi ikke har lyst til at mødes med andre mennesker. Eller fordi vi ikke gider diskutere beslutninger og idéer. Men fordi møder ofte er lig med kedelige og gentagende opgaver. En mødeproces indbefatter eksempelvis: 

  • At finde et optimalt tidspunkt i alles kalender.
  • Opbygge en dagsorden.
  • Sende mødeindkaldelsen.
  • Forberede og samle relevante informationer.
  • Bede deltagerne om input.
  • Booke mødelokale.
  • Afholde mødet.
  • Tage noter eller skrive referat.
  • renskrive og udsende referat til relevante personer.
  • Eksekvere på mødets beslutninger.

Mødeprocessen ser ikke sådan ud for alle. Men fællesnævneren er, at mange af disse opgaver stadig er manuelle. Konsekvensen er, at mange af opgaverne bliver glemt i farten. Eller nedprioriteret af andre opgaver. Og jeg behøver ikke engang understrege, hvorfor det er en katastrofe, at mødets formål ikke er klart kommunikeret, eller at referatet ikke bliver skrevet – det har du sikkert allerede både læst, hørt (eller endnu værre oplevet) rigeligt af steder.

 

Så hvordan kan vi automatisere møder?

Vi har så travlt med at jagte den nyeste teknologi for at optimere vores arbejdsprocesser. Men hvorfor kun udenfor mødelokalet? Mange virksomheder forbyder digitale enheder under møder for at undgå forstyrrelser. Specielt den bippende telefon er mødelederens fjende nummer ét. Men ligesom det er sket i mange andre sammenhænge af vores hverdag, så burde teknologi kunne vendes fra at være en forstyrrelse til at være en hjælp.

I en perfekt verden vil det meste af mødeprocessen være automatiseret. I sådan en verden vil du slet ikke skulle tænke over at sende påmindelser, synkronisere noter, distribuere mødemateriale, skrive referater osv. Frigjort fra disse gentagende opgaver, vil du have mere tid til at fokusere på det, der er vigtigt… og skaber værdi! At samarbejde, være nærværende, få de gode idéer og træffe de stærke beslutninger, der faktisk gør en forskel i virksomheden. 

Det lyder næsten for godt til, at være sandt, men faktisk er teknologien i dag så moden, at det kan lade sig gøre. Hos FirstAgenda har vi udviklet en møde-app, der fastholder viden fra dine møder. Ved hjælp af talegenkendelsesteknologi kan du slippe for at skrive referater og automatisere din mødeproces.

Hvis det lyder interessant, så hop ind og læs mere om vores møde-app Assistant her.

 

Eller prøv Assistant med det samme 👇

Start 30-day free trial

Læs også:

Mødesoftware

Sådan kan talegenkendelse effektivisere dine møder

I løbet af de seneste fem år har den imponerende udvikling inden for talegenkendelse vakt global opsigt. Fejlraten og ha...

Mødesoftware

3 fordele og ulemper ved at anvende talegenkendelse i din virksomhed

Talegenkendelse er ikke længere bare en ”sjov feature”, du bruger i din hverdag, når du spørger Siri, hvad hun laver ell...

Mødesoftware

7 spørgsmål du skal afklare, inden du køber et digitalt mødeværktøj

Hvis man som virksomhed eller organisation overvejer, om et digitalt mødeværktøj er relevant at kigge nærmere på, er der...