close
Skrevet af Sisse Haldrup
on marts 03, 2017

Group of happy young  business people in a meeting at office.jpeg

Det kan godt betale sig at genoverveje, om de omgivelser, du afholder møder i, overhovedet bidrager til et produktivt arbejdsmiljø. Selve rummet og dets indretning påvirker nemlig måden, hvorpå I interagerer, lærer, lytter og arbejder med hinanden.

Du kender det sikkert selv. Du træder ind i et nærmest sterilt lokale, hvor vand og kaffe er det eneste, der pryder det tomme aflange mødebord – et lokale hvor dit blik allerede alt for ofte har vandret fra den triste plante i hjørnet til den indtørrede kaffeplet på gulvet. Der er udsigt til de sædvanlige rutiner i det samme neutrale mødelokale, der er suget for al kreativitet og begejstring.

Afhængig af mødets type, så skal du overveje, om den samme gamle og grå mødegrotte trænger til en udskiftning. Lys, lyd, indretning og omgivelser er alt sammen adfærdsændrende faktorer, der enten styrker eller svækker mødets effektivitet. Denne korte guide giver dig inspiration til, hvordan du ved hjælp af få rammeændringer skaber et godt og produktivt møde.

 

Informationsmødet

Young beautiful businesswoman explaining graph to his colleagues.jpeg

Målet med et informationsmøde er at skabe motivation, interesse, accept og fælles fodslag. Rummet skal derfor være med til at skabe en positiv stemning og begejstring blandt deltagerne. I den forbindelse har lyset en betydning. Ifølge Videncenter for Arbejdsmiljø er naturligt dagslys det bedste arbejdslys, fordi det påvirker mennesker positivt. Hvis dagslyset er begrænset, så er en kombination af lys i loftet (almenbelysning) og lys fra lamper ned på bordet (punktbelysning) det lys, som gør deltagerne mest tilfredse. Derudover kan en stor hvid bordplade tilføre meget lys til rummet.

Overvej også: er der den nødvendige teknologi i rummet – og virker det? Mødet har fokus på at informere, og ved at inddrage de rigtige rekvisitter, kan det understøtte forståelsen blandt deltagerne. Kombiner gerne både projektor, whiteboards, tavler og andre visuelle elementer, hvis det giver mening for mødet.

 

Kundemødet

Top view of young happy couple sitting at round table in cafe and looking at screen of mobile phone and lapop.jpeg

På et kunde- eller salgsmøde handler det om at skabe en gensidig forpligtigelse. Nøgleordene er tillid og nysgerrighed, og derfor er det en fordel at holde disse typer møder i vante omgivelser – helt optimalt et sted, som både dig og kunden er bekendt med (og hvis det er svært at finde, så spørg hvad kunden foretrækker). Det skaber en større tryghed og en følelse af at være ”på hjemmebane”.

For denne mødetype er det derudover en fordel at holde mødet ved et rundt bord, hvor alle deltagere let kan have øjenkontakt og tale med hinanden. Det mere uformelle kundemøde kan dog sagtens foregå i mere afslappede omgivelser og møbler.

 

Idégenereringsmødet

iStock-511917030.jpg

Målet i et idégenereringsmøde er udvikle nye idéer og perspektiver i fællesskab, så løsningsrummet udvides. Hvis I skal brainstorme, så er et godt tip at fjerne bordet og eventuelt også stolene, hvis det giver mening. Deltagerne bliver dermed en slags fælles, fri og idéskabende organisme, fordi de bliver mindre territoriale, når de ikke har deres ”eget rum”, som adskiller dem fra de andre. Derudover flyder kommunikationen bedre, når man kan se hele personen, og det hindrer deltagerne i at småblunde ved bordet.

Inspiration er nøgleordet under disse møder. Alt afhængig af, hvilken idégenereringsmetode I vælger at arbejde med, så kræver det forskellige rammer og inspirerende rekvisitter – det kan være alt fra powerpoints og tavler til post-its, legoklodser og fotos.

Størst effekt har det dog ofte at invitere deltagerne uden for huset, hvor der er mere inspiration at hente. Overvej eksempelvis hvad det kan tilføre af nytænkning, hvis mødet afholdes i en skovhytte, et værksted, et teater eller et fotostudie? I stedet for et sterilt kursuslokale. 

Samtidig kan møder ude af huset være en form for medarbejderpleje. Det er en motiverende følelse, at der bliver gjort noget ekstra for arbejdsmiljøet, og samtidig får deltagerne nye oplevelser med sit team. Det resulterer i bedre møder, og giver deltagerne en fornyet energi – også ofte i lang tid efter mødet.

Du kan finde mere inspiration til, hvor du kan afholde dit næste møde på Gaest, som er en online markedsplads for mødesteder.

  

Beslutningsmødet

CEO reading report at business meeting.jpeg

Formålet med et beslutningsmøde er – no surprise – at træffe en beslutning. Her er der ikke brug for et rum, der eksploderer af inspiration og inputs. Det er derimod ofte vigtigt at kunne fremføre tal, grafer og andre data, der kan understøtte en beslutningsproces. Tjek derfor om teknikken fungerer, og om der er de nødvendige hjælpemidler.

Er der få deltagere til beslutningsmødet, så skal det være let for deltagerne at få øjenkontakt og fastholde dybe diskussioner. Derfor er det (ligesom til kundemødet) en god idé at samle deltagerne om et rundt eller aflangt bord, hvor deltagerne kan sidde over for hinanden.

Men husk: vi er vanedyr, og vi sidder ofte på vores ”faste plads” eller sætter os ved siden af en kollegaven – og længst væk fra de folk, vi bryder os mindre om. Denne siddestruktur kan have en psykologisk påvirkning på mødets effektivitet. Overvej derfor, hvordan du kan ændre på bord- og stoleopstillingerne for at sprede folk. Vil du skabe de bedste diskussioner? Så eksperimenter også med at placere folk med modstridende synspunkter over for hinanden.

 

Opsummeret: Vær ikke bange for at prøve noget nyt! Hvad der anses for gode rammer for mødet er meget individuelt og kontekstafhængigt. Afprøv derfor alternative lokaler og omgivelser, i stedet for at være fastlåst af gamle rutiner. 

Læs mere om vores nye møde-app

 

Kilder:

Videncenter for Arbejdsmiljø

Væksthus for Ledelse: Møder med Mening
http://www.lederweb.dk/personale/organisering-af-arbejdet/artikel/81087/moder-med-mening1

Meetings Imagined: 5 room setups that foster decision-making.
http://www.meetingsimagined.com/tips-trends/5-room-setups-foster-decision-making

Gaest: 5 gode grunde til at holde møder ude af huset.
https://www.gaest.com/blog/4-5-gode-grunde-til-at-holde-moder-ude-af-huset

 

Læs også:

Mødeforberedelse

Test dig selv - hvilken mødepersonlighed har du?

Husker du den anspændte, utrygge men også lidt håbefulde følelse, der opstod, når din klasselærer trak lod om nye gruppe...

Mødeforberedelse

Skabelon til din dagsorden - klar til brug

Vi har samlet fire enkle tips til at forbedre din dagsorden. Vi ved nemlig, at god mødeforberedelse skaber bedre møder. ...

Mødeforberedelse

Har du styr på forskellige mødetyper?

De fleste af os har prøvet det – at gå ind i et mødelokale uden at være helt sikker på, hvilken type møde vi egentlig sk...