close
Skrevet af Sisse Haldrup
on december 05, 2018
Slut med at tilsidesætte referatet!
 
Et velforberedt og velafviklet møde kan ende som en ballon med en nål i – helt uden luft og temmelig slattent, hvis du ikke opper dig.

Ofte sker der nemlig det, at deltagerne forlader mødelokalet, og så sker der ingenting. Der kommer ikke noget referat, eller også er referatet af den slags, hvor man er usikker på, hvad der nu skal ske, hvad der skal gøres, og hvem der skal gøre det. Og i andre tilfælde kommer referatet så sent, at virkeligheden bare er rykket videre.

 

Tag et ordentligt referat.jpg

 

Hold momentum

Et vellykket mødeforløb handler om god forberedelse, klar eksekvering og entydig opfølgning. Og så handler det om momentum.

Ingen er i tvivl om, at en indkaldelse med en tydelig dagsorden bør lande hos modtageren i så god tid, at man kan nå at forberede sig, men også så tæt på mødet, at det virker oplagt at bruge tid og energi på forberedelsen lige nu. Er timingen rigtig, øges sandsynligheden for et godt møde med velforberedte deltagere.

Men når det kommer til referatet, er virkeligheden mange steder, at det enten kommer alt for sent eller aldrig kommer. Eller at det blot refererer diskussionspunkterne uden at anvise handlinger. Sæt derfor fokus på mødereferater, og overvej at indføre følgende dogmer:

 

  1. Sæt en deadline for referatet
    Sørg for det første for at sikre, at referatet kommer ud hurtigt, og sæt gerne en deadline. Om det er 4 timer, en dag eller to er op til jeres temperament og forretningsgang – det vigtigste er, at det sker forholdsvist hurtigt, og at mødedeltagerne ved og kan stole på, at referatet kommer.

  2. Anvis næste skridt
    Sørg for at ingen er i tvivl om, hvad næste skridt er – og hvem der tager det. Hvis nogen skal tage action på en given opgave, skal det være tydeligt, hvad der skal gøres, hvem der skal gøre det, og hvornår det skal være gjort.

  3. Gør referatet søgbart
    Selvom et referat ”kun” er et stykke papir/computerdokument med ord fra et møde, der er overstået, bør du tænke på det som et dynamisk arbejdsredskab. Et referat bør være et dokument, enhver kan søge tilbage i og finde svar. Også folk, der ikke selv var til stede. Sørg derfor for at få detaljerne med – hvem deltog i mødet, hvem var mødeleder, hvad var målet med videre.

  4. Hold det kort
    Alle møder er forskellige, og nogle gange vil referatet blive langt. Men prøv i så vidt omfang som muligt at holde referatet kort. Drop eventuelt nogle af de oplysninger, som reelt ikke er væsentlige for konklusionen. Mellemregninger skal være relevante – ellers bør de udelades.

SE HVAD DU KAN SPARE PÅ DINE MØDER PRØV VORES BEREGNER HER 

Referatet er den grimme ælling

Sidst, men ikke mindst, er der måske brug for en holdningsændring. Ofte er referatet den grimme ælling – den sure opgave, som skal laves, når det vigtige er overstået.

Det afspejles i det faktum, at den, der skal lave det, ikke prioriterer det ret højt, ligesom chefen ofte lige har andre opgaver, som han beder om at få skubbet foran i køen. Dermed er referatet blevet degraderet yderligere og er ikke bare en kedelig opgave, men en opgave, man heller ikke får lov til at få ud af verden med det samme.

Træf derfor en beslutning: Lad mødereferatet blive en prioriteret opgave, som både mødelederen, mødedeltagerne og referenten respekterer og bruger som et værktøj til at føre beslutninger ud i livet til gavn for virksomhedens produktivitet.

 

Her kan du hente FirstAgendas enkle skabelon til referater, der får ting til at ske.

 

Du kan også prøve FirsAgendas mødeoptimeringsplatform og helt slippe for at skrive referat.

 

HENT MØDEAPPEN ASSISTANT gratis

Hent Assistant gratis i App Store

Get Assistant for free on Google Play

Læs også:

Mødenoter og referat

Opskriften på det perfekte mødereferat

Slår du over på autopilot og skriver alt ned, der bliver sagt, når du er referent? Det er du ikke ene om. Ofte kæmper re...

Mødenoter og referat

Kunsten at følge op efter et godt møde

Din forberedelse var god, deltagerne var engagerede og I ramte tidsplanen perfekt. I lavede en plan, der kunne udrette m...