close
Skrevet af Troels Emborg
on november 10, 2016

femtips.jpg


Som mødeindkalder kan du hjælpe jeres organisation med at holde mere effektive møder.


Vi har i dette indlæg samlet 5 tips til, hvordan virksomhedens møder bliver mere effektive både hvad angår indkaldelse til møde, samt afvikling og opsamling. Som mødeindkalder og tovholder kan du nemlig være med til at skabe en struktur, der giver bedre møder.

 

1. Begræns den interne mødeaktivitet

En undersøgelse* foretaget af den danske interesseorganisation Lederne viser, at 36% af de danske ledere mener, at produktiviteten kan forøges ved at reducere den interne mødeaktivitet. Overvej derfor altid, hvilke mødedeltagere der er nødvendige at invitere for at nå mødets mål. Er der eksempelvis medarbejdere, som mest er med for traditionens skyld, og som måske endda ikke rigtig har interesse i at deltage og blot spilder værdifuld arbejdstid?

 

2. Lav en klar dagsorden 

En god dagsorden definerer klart mødets formål og indhold. Den hjælper deltagerne til at få en større forståelse for, hvad der skal udrettes, og hvad mødet handler om - og så skal den sendes ud i god tid.

Husk også, at man selvfølgelig ikke skal underkende folks intelligens, men heller ikke overvurdere deres viden. Vær derfor ikke bange for at skære tingene ud i pap. Jo tydeligere målet med mødet fremstår, desto større sandsynlighed er der, for at I får et godt og effektivt møde.

Vi har skrevet et blogindlæg om den gode dagsorden, som du kan læse her. Du får desuden en enkel skabelon til din dagsorden, som du let kan kopiere fra møde til møde.

New Call-to-action 

3. Giv tid og plads til forberedelse 

Velforberedte deltagere får mødet til at forløbe lettere. Skal en deltager fremlægge et punkt på dagsordenen, så sørg for, at vedkommende ved besked i god tid. Dagsordenen og de tilknyttede bilag bør også sendes ud i god tid – eksempelvis to dage før mødet - så alle deltagere har mulighed for at forberede sig.  

Derudover er det bedste udgangspunkt for at sikre velforberedte mødedeltagere at lave en motiverende mødeindkaldelse, hvor deltagerne tydeligt kan se formålet med mødet. Her er et kort mødeindkaldelse eksempel med de mest centrale punkter:

  • Mødets art,
  • Mødets formål,
  • En tydelig dagsorden med klare delmål,
  • Tidsestimering af de enkelte dagsordenspunkter,
  • Ansvarlig for de opstillede punkter,
  • Hvad deltagerne skal forberede inden mødet,
  • Hvilke ting deltagerne skal medbringe til mødet.

 

4. Hjælp chefen til god mødeledelse

En god mødeleder er en person, der er god til at kommunikere, og det er nemmest at gøre, hvis man står på en solid platform. Sørg derfor for, at mødelederen – typisk en direktør eller en bestyrelsesformand – er godt inde i dagsordenen og eksempelvis er helt klar over, hvor i programmet de tunge punkter ligger. Hvis det er et møde, du selv skal deltage i, kan I eventuelt aftale, at du holder øje med tiden og giver mødelederen et signal, når et punkt skal lukkes.

 

5. Opfølgning – hvem gør hvad?  

Mødereferat og en eventuel opgaveliste bør sendes ud til deltagerne indenfor 24 timer efter mødet. Så sikrer I en langt bedre intern kommunikation, når alle ved, hvad de skal – og hvad andre tager sig af.  

 

...og husk, at evaluere på jeres møder.

Uanset hvordan jeres mødekultur er, bør I evaluere den løbende. Møder og mødeformer er sjældent en fast størrelse, og nye opgaver, nye chefer og nye medarbejdere skubber hele tiden til rammen. Brug derfor tid på at vurdere, om der skal ændres på noget.

Følgende spørgsmål kan være et udgangspunkt til at blive klogere på, hvor der skal strammes op.

  • Når vi i mål med møderne? 
  • Er vi det rigtige antal deltagere på møderne?
  • Er dagsordenen udførlig nok?
  • Bliver dagsordenen sendt ud på det mest optimale tidspunkt?
  • Hvordan er mødetidspunktet?
  • Hvordan er disciplinen?

En anden måde at sikre effektive møder er ved at gå over til en digital mødeløsning. På vores hjemmeside kan du læse mere om FirstAgendas digitale mødeløsning.

 

* ”Møder og mødekultur” Lederne, oktober 2015.

Kilde: Undersøgelsen ”Møder og mødekultur” er foretaget af den danske interesseorganisation Lederne blandt 2.189 ledere i den kommunale og private sektor. Undersøgelsen er offentliggjort i oktober 2015. 

Læs også:

Mødeforberedelse

Test dig selv - hvilken mødepersonlighed har du?

Husker du den anspændte, utrygge men også lidt håbefulde følelse, der opstod, når din klasselærer trak lod om nye gruppe...

Mødeforberedelse

Skabelon til din dagsorden - klar til brug

Vi har samlet fire enkle tips til at forbedre din dagsorden. Vi ved nemlig, at god mødeforberedelse skaber bedre møder. ...

Mødeforberedelse

Guide: Vælg de rigtige rammer for mødet

Det kan godt betale sig at genoverveje, om de omgivelser, du afholder møder i, overhovedet bidrager til et produktivt ar...